Ein erfolgreicher Handwerksbetrieb funktioniert nicht nur dann, wenn der Chef funktioniert. Er funktioniert auch dann, wenn der Chef einmal nicht da ist.
Genau darum geht es im aktuellen Gespräch im Dachdecker-Podcast mit Michael Zimmermann und Karl-Heinz Krawczyk.
Karl-Heinz hat seinen eigenen Betrieb am 1. Juni 2024 innerhalb von rund zwölf Monaten an seinen Nachfolger übergeben – und das nahezu per „digitalem Knopfdruck“. Was dahintersteckt, welche Fehler er selbst auf dem Weg gemacht hat und warum Digitalisierung dabei längst nicht das Wichtigste ist, erzählen die beiden im Podcast.
„Übergabefähig“ ist mehr als ein Wort
Für Karl-Heinz Krawczyk ist Übergabefähigkeit ein echter Gamechanger.
Ein übergabefähiger Betrieb bedeutet für ihn: Der Betrieb ist so gut organisiert, dass er auch ohne den Chef funktioniert. Strukturen und Prozesse sind klar definiert, Verantwortlichkeiten geregelt und wichtige Informationen nicht ausschließlich im Kopf des Unternehmers gespeichert.
Und genau das macht einen Betrieb nicht nur für einen möglichen Nachfolger interessant.
Es schafft vor allem etwas, das viele Unternehmer im Handwerk dringend brauchen: mehr Freiheit.
Karl-Heinz bringt es auf den Punkt: Ein Betrieb, in dem alles geplant ist und nichts mehr dem Zufall überlassen wird, kann deutlich einfacher geführt werden.
Dabei war die erfolgreiche Übergabe für ihn ursprünglich gar nicht so früh geplant.
Vom Familienbetrieb mit 1,5 Millionen D-Mark Schulden zum übergabefähigen Unternehmen
Karl-Heinz Krawczyk wurde 1966 geboren. Sein Vater machte sich bereits 1966 selbstständig. Nach seiner Meisterprüfung 1990 stieg Karl-Heinz in die Geschäftsführung ein und übernahm den Betrieb 1996 vollständig.
Ein einfacher Start war das allerdings nicht.
Zum Zeitpunkt der Übernahme standen rund 1,5 Millionen D-Mark Schulden im Raum. Dazu kamen fehlende Digitalisierung, kaum Strukturen, keine klaren Prozesse und Probleme bei der Mitarbeiterführung.
Was heute selbstverständlich klingt, war damals noch weit entfernt:
- keine digitale Betriebsorganisation
- keine modernen Kommunikationssysteme
- keine klar definierten Prozesse
- keine systematische Mitarbeiterführung
- jede Menge Wissen, das im Kopf einzelner Personen steckte
Karl-Heinz musste sich seinen erfolgreichen Betrieb also erst selbst aufbauen.
Und genau diese Erfahrung ist heute die Grundlage für seine Arbeit als Coach und Dozent.
Qualität, Produktivität und Sicherheit: Drei Dinge sind nicht verhandelbar
Eine zentrale Erkenntnis aus über 35 Jahren Selbstständigkeit: Für einen erfolgreichen Handwerksbetrieb sind drei Dinge entscheidend.
1. Qualität
Schlechte Qualität führt zu Reklamationen, unzufriedenen Kunden und schlechten Preisen.
2. Produktivität
Wenn Mitarbeiter nicht produktiv arbeiten können, kostet das den Betrieb bares Geld. Klare Abläufe und gute Organisation sorgen dafür, dass Arbeitszeit sinnvoll eingesetzt wird.
3. Sicherheit
Dabei geht es nicht nur um Arbeitssicherheit. Auch die finanzielle Sicherheit des Unternehmens spielt eine wichtige Rolle. Rücklagen und eine gesunde wirtschaftliche Basis sorgen dafür, dass eine Krise nicht sofort existenzbedrohend wird.
Diese drei Bereiche bilden für Karl-Heinz die Grundlage eines funktionierenden Unternehmens.
Digitalisierung allein löst keine Probleme
Eine der wichtigsten Aussagen des Podcasts dürfte für viele Unternehmer besonders interessant sein:
Digitalisierung ist kein Selbstzweck.
Eine neue Software macht einen schlechten Prozess nicht automatisch zu einem guten Prozess.
Karl-Heinz beschreibt selbst, wie viel Zeit er früher damit verbracht hat, neue Programme und Apps auszuprobieren. Die Hoffnung: Irgendwo müsse doch die Software existieren, die endlich alle Probleme löst.
Doch genau das funktioniert nicht.
„Es gibt kein digitales Viagra.“
Bevor ein Unternehmen digitalisiert wird, müssen zunächst die Strukturen und Prozesse stimmen.
Erst wenn klar ist, wie ein Prozess funktionieren soll, stellt sich die Frage, welches digitale Werkzeug ihn am besten unterstützt.
Das gilt unabhängig davon, ob ein Betrieb mit Windows, Mac, iPad oder einer bestimmten Handwerker-Software arbeitet.
Analog, hybrid oder digital?
Karl-Heinz unterscheidet drei Arten, wie Handwerksbetriebe heute organisiert sind:
Analog:
Viele oder nahezu alle Abläufe funktionieren über Papier.
Hybrid:
Ein Teil läuft digital, ein Teil auf Papier. Genau diese Mischung findet er in vielen Betrieben vor – und sieht darin häufig eine große Fehlerquelle.
Informationen liegen an verschiedenen Orten, Dokumente werden gesucht, Aufgaben gehen unter und bei der Abrechnung fehlen wichtige Informationen.
Digital:
Informationen, Prozesse und Kommunikation werden zentral und digital organisiert.
Sein eigener Betrieb war bei der Übergabe vollständig papierlos organisiert.
Das Ziel sollte deshalb nicht sein, möglichst viele digitale Tools einzusetzen. Das Ziel ist vielmehr ein einfacher, funktionierender und nachvollziehbarer Prozess.
Der wichtigste Filter im Betrieb: Du musst nicht jeden Auftrag annehmen
Ein weiterer Punkt, den Karl-Heinz besonders hervorhebt, ist der richtige Eingangsfilter.
Nicht jeder Kunde ist ein Wunschkunde.
Nicht jeder Auftrag ist wirtschaftlich sinnvoll.
Und nicht jeder Kunde muss unbedingt bedient werden.
Wenn sich hunderte unbeantwortete E-Mails und Anfragen im Postfach sammeln, ist das laut Karl-Heinz ein Zeichen dafür, dass im Unternehmen ein funktionierender Filter fehlt.
Die entscheidende Frage lautet:
Welche Kunden und Aufträge sollen überhaupt in meinen Auftragsprozess gelangen?
Wer diese Entscheidung früh trifft, spart später Zeit, Geld und Nerven.
Das ist letztlich auch der Grundgedanke hinter einem starken Vertrieb: Nicht jedem Auftrag hinterherlaufen, sondern die Aufträge auswählen können, die zum eigenen Betrieb passen.
Ohne klare Ziele fehlt die Richtung
Ein moderner Betrieb braucht nicht nur Prozesse, sondern auch eine klare Richtung.
Wo soll das Unternehmen in einem Jahr stehen?
Wo in fünf oder zehn Jahren?
Und wie soll das eigene Leben dann aussehen?
Karl-Heinz empfiehlt deshalb, Ziele sichtbar zu machen – beispielsweise auf einem Whiteboard oder einem persönlichen „Visionboard“.
Denn ohne ein konkretes Ziel ist es schwierig zu entscheiden, welche Schritte heute wirklich wichtig sind.
Dabei geht es nicht nur um Umsatz und Gewinn.
Auch persönliche Ziele gehören dazu:
- mehr Zeit für die Familie
- weniger Stress
- mehr Freizeit
- finanzielle Sicherheit
- Gesundheit
- persönliche Wünsche und Träume
Denn am Ende soll Unternehmertum nicht dazu führen, dass man immer mehr arbeitet.
Es soll mehr Freiheit ermöglichen.
Der eigentliche Gamechanger: Fokus
Für Karl-Heinz war Fokus einer der größten Wendepunkte in seinem Unternehmerleben.
Viele Unternehmer arbeiten sieben Tage die Woche und haben trotzdem ständig das Gefühl, nicht fertig zu werden.
Das Problem ist häufig nicht fehlender Einsatz.
Sondern fehlende Klarheit darüber, was überhaupt die wichtigste Aufgabe ist.
Wer ständig auf Baustellen fährt, Kunden anruft, E-Mails beantwortet, neue Software testet und gleichzeitig versucht, Angebote fertigzustellen, arbeitet zwar permanent – aber nicht unbedingt an den richtigen Dingen.
Deshalb lautet eine wichtige Frage:
Was gehört eigentlich wirklich zu deiner Aufgabe als Unternehmer?
Und was kann delegiert, automatisiert oder ganz gestrichen werden?
Vom „Mädchen für alles“ zum Systemchef
Genau hier setzt der Gedanke des „Systemchefs“ an.
Der Unternehmer sollte nicht mehr die zentrale Stelle sein, durch die jede Information, jede Entscheidung und jedes Problem laufen muss.
Stattdessen braucht es:
- klare Verantwortlichkeiten
- definierte Prozesse
- nachvollziehbare Abläufe
- digitale Systeme
- gute Kommunikation
- Delegation
- eine strukturierte Führung
Dann kann ein Betrieb auch funktionieren, wenn der Chef einmal nicht erreichbar ist.
Und genau das macht ihn am Ende übergabefähig.
Der Betrieb muss nicht riesig sein
Ein häufiger Gedanke lautet:
„Das mag bei einem 30- oder 50-Mann-Betrieb funktionieren. Aber bei meinem kleinen Betrieb?“
Karl-Heinz sieht das anders.
Er arbeitet mit Betrieben von etwa 3 bis 300 Mitarbeitern.
Denn unabhängig von der Größe bleibt die Grundfrage dieselbe:
Wie muss der Betrieb organisiert sein, damit die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit von den richtigen Personen erledigt werden?
Im kleinen Betrieb ist der Chef häufig noch das „Mädchen für alles“.
Im größeren Betrieb gibt es vielleicht Büroleiter, Meister, Assistenzen oder andere Führungskräfte.
Aber auch hier gilt: Wenn die Strukturen fehlen, wächst mit dem Unternehmen häufig nur das Chaos mit.
Drei Stufen für mehr Struktur und Digitalisierung
Aus seinen Erfahrungen hat Karl-Heinz Krawczyk den Kurs „Digitalisierung und Prozesse“ entwickelt, der exklusiv über die Roof Academy angeboten wird.
Der Kurs basiert auf seinen Erfahrungen aus mehr als 35 Jahren Unternehmertum und soll Unternehmer Schritt für Schritt dabei unterstützen, ihren Betrieb moderner und strukturierter aufzustellen.
Dabei gibt es drei Stufen:
Stufe 1: Selbstlernkurs
Videolektionen und ein umfangreiches Handbuch ermöglichen es Unternehmern, die Inhalte selbstständig durchzuarbeiten.
Stufe 2: Kurs + Live-Unterstützung
Zusätzlich gibt es wöchentliche Live-Calls mit Karl-Heinz.
Dabei können konkrete Fragen gestellt, Probleme besprochen und Erfahrungen ausgetauscht werden.
So bleibt es nicht beim klassischen Seminarordner, der nach einem Tag im Schrank verschwindet.
Stufe 3: Power Day
Beim Power Day kommt Karl-Heinz direkt in den Betrieb.
Er schaut sich vor Ort an, wie das Tagesgeschäft funktioniert, spricht mit Unternehmern und Mitarbeitern und analysiert Strukturen, Prozesse und Abläufe.
Anschließend entsteht ein konkreter Fahrplan für die Weiterentwicklung des Betriebs.
Der große Vorteil: Durch die vielen Betriebe, die Karl-Heinz inzwischen gesehen hat, bringt er nicht nur theoretisches Wissen mit, sondern kennt zahlreiche unterschiedliche Lösungsansätze aus der Praxis.
Erst Prozesse, dann Software
Auch beim Thema Handwerker-Software hat Karl-Heinz eine klare Haltung:
Es gibt nicht die eine Software, die alles kann.
Wer heute mit seiner Software gut zurechtkommt, muss nicht zwingend sofort wechseln.
Wer allerdings neu startet oder ohnehin unzufrieden mit seinem bisherigen System ist, sollte sich moderne Cloud-Lösungen anschauen.
Entscheidend ist dabei nicht, welche Software die längste Feature-Liste besitzt.
Viel wichtiger ist die Frage:
Was braucht mein Betrieb wirklich?
Karl-Heinz reduziert die grundlegenden Anforderungen beispielsweise auf drei zentrale Punkte:
- schnell Angebote schreiben
- schnell Rechnungen schreiben
- jederzeit wissen, was auf den Baustellen passiert
Alles Weitere kann sinnvoll sein – ist aber zunächst nicht zwingend notwendig.
Denn auch die beste Software bringt wenig, wenn der zugrunde liegende Prozess nicht funktioniert.
Und was ist mit KI?
Auch beim aktuellen Trendthema Künstliche Intelligenz plädieren Michael Zimmermann und Karl-Heinz Krawczyk für einen pragmatischen Ansatz.
KI kann enorme Möglichkeiten eröffnen.
Aber auch hier gilt:
Nicht jede neue Technologie macht einen Betrieb automatisch besser.
Die entscheidende Frage lautet:
Bringt mir die KI mehr Zeit, mehr Geld oder mehr Lebensqualität?
Wenn nicht, sollte man sich fragen, ob der zusätzliche Aufwand wirklich sinnvoll ist.
Denn wer stundenlang KI-Tools testet, Prompts schreibt und automatisch generierte Inhalte produziert, hat zwar digital gearbeitet – aber möglicherweise keinen einzigen echten Prozess verbessert.
Auch hier gilt also:
Erst das Problem verstehen. Dann die passende Lösung suchen.
Der größte Fehler: „Ja, aber …“
Michael Zimmermann bringt im Podcast noch einen Gedanken ein, der sich auf viele Bereiche des Unternehmertums übertragen lässt:
„Ja, aber …“
„Das funktioniert bei uns nicht.“
„Unsere Mitarbeiter machen das nicht.“
„Unsere Kunden wollen das nicht.“
„Dafür habe ich keine Zeit.“
„Dafür ist mein Betrieb zu klein.“
Natürlich gibt es für jede Veränderung echte Herausforderungen.
Aber wer jede Veränderung mit einem „Ja, aber“ beendet, bleibt zwangsläufig dort stehen, wo er gerade ist.
Deshalb lautet die Empfehlung der beiden:
Nicht nach Gründen suchen, warum etwas nicht funktioniert. Sondern nach einem Weg, wie es funktionieren kann.
Du musst nicht 15 Jahre brauchen
Eine der vielleicht motivierendsten Aussagen des Podcasts ist gleichzeitig eine der wichtigsten.
Michael und Karl-Heinz haben selbst viele Jahre gebraucht, um herauszufinden, wie sie ihre Betriebe erfolgreich organisieren können.
Heute müssen Unternehmer diesen Weg nicht mehr alleine gehen.
Best Practices, digitale Werkzeuge, Coaching und Weiterbildung können diesen Lernprozess massiv verkürzen.
Karl-Heinz ist überzeugt:
Je nach Ausgangssituation kann ein Betrieb innerhalb von 3 bis 12 Monaten grundlegend verändert werden.
Nicht, weil Veränderung plötzlich einfach wäre.
Sondern weil man nicht mehr jede Lösung selbst erfinden muss.
Ein übergabefähiger Betrieb ist auch ein lebenswerter Betrieb
Am Ende geht es bei all den Themen – Digitalisierung, Prozesse, Mitarbeiter, Software und Führung – um etwas viel Größeres:
Wie möchtest du dein Leben als Unternehmer führen?
Karl-Heinz hat seinen Betrieb erfolgreich übergeben und konnte sich anschließend neuen Aufgaben widmen: als Coach, Dozent, Speaker und im Ehrenamt.
Sein Betrieb war nicht von ihm abhängig.
Und genau darin liegt die eigentliche Bedeutung von Übergabefähigkeit.
Du musst deinen Betrieb nicht verkaufen wollen.
Du musst auch nicht kurz vor der Rente stehen.
Aber wenn dein Unternehmen heute so organisiert ist, dass es ohne dich funktionieren kann, hast du etwas geschaffen, das einen enormen Wert besitzt.
Für dich selbst.
Für deine Mitarbeiter.
Für deine Familie.
Und irgendwann vielleicht auch für einen Nachfolger.
Der nächste Schritt: Raus aus dem Chaos, rein ins System
Die zentrale Botschaft aus dem Gespräch von Michael Zimmermann und Karl-Heinz Krawczyk ist deshalb eigentlich ganz einfach:
Du brauchst nicht noch mehr Arbeit. Du brauchst ein besseres System.
Bringe dein Tagesgeschäft in den Griff.
Schaffe klare Prozesse.
Digitalisiere dort, wo es wirklich einen Vorteil bringt.
Filtere die richtigen Kunden und Aufträge.
Setze klare Ziele.
Lerne zu delegieren.
Und baue deinen Betrieb so auf, dass er nicht von deiner ständigen Anwesenheit abhängig ist.
Denn dann wird aus dem Unternehmer, der ständig alles selbst machen muss, Schritt für Schritt der Systemchef.
Und genau das schafft am Ende das, worum es im Unternehmertum eigentlich gehen sollte:
mehr Zeit, mehr Lebensqualität und mehr finanziellen Spielraum.
Mehr erfahren
Du möchtest tiefer in das Thema einsteigen? Im kostenlosen Webinar von Karl-Heinz Krawczyk werden die wichtigsten Punkte aus dem Podcast noch einmal ausführlicher erklärt.
Wer direkt mit dem Kurs „Digitalisierung und Prozesse“ starten möchte, findet dort ebenfalls weitere Informationen.
Weitere Informationen zu Karl-Heinz Krawczyk, seinen Kursen und Angeboten gibt es außerdem unter:
Podcast: Der Dachdecker-Podcast – der Podcast zu Technik, Organisation und Digitalisierung im Handwerk mit Michael Zimmermann und Karl-Heinz Krawczyk.